Radiografía del gasto en proveedores
Los 4,000 contratos con proveedores leídos completos: renovaciones mapeadas, duplicidades detectadas y cartas de renegociación redactadas.
- Agentes
- 144
- en la flota predeterminada
- Empieza
- 7:00 a. m.
- Lista a las
- 11:41 a. m.
- 19 minutos de margen
- Tiempo transcurrido
- 4 h 41 min
- de la solicitud a la última aprobación
La solicitud, tal como se envió a Sol
Sol, lee todos los contratos con proveedores que tenemos. Quiero las fechas de renovación, las duplicidades y las cartas de renegociación listas para mi firma antes del almuerzo.
Antes
4,000 contratos que nadie ha leído completos.
- 4,000 contratos vigentes con proveedores en 9 unidades de negocio
- Cada año se revisan los 200 más grandes. El resto, no
- Las renovaciones automáticas pasan inadvertidas y el mismo servicio se compra varias veces
Con Solstice
Todos los contratos leídos, las fechas de renovación mapeadas, las duplicidades detectadas y las cartas de renegociación redactadas para aprobación.
4 horas 41 minutos. 144 agentes. 3 aprobadores.
La mañana
IlustrativoTiempo simulado. Cada línea es un paso de la misión tal como se ejecutaría con la flota predeterminada.
Sol
Sol divide el universo de contratos en 4 frentes de trabajo y asigna 144 agentes.
Compras
Los agentes de compras leen completos los 4,000 contratos y sus 11,300 adendas.
Compras
Calendario de renovaciones listo: 640 contratos se renuevan en los próximos 12 meses. 173 se renuevan automáticamente en menos de 90 días.
Compras
Mapa de duplicidades completo: 318 proveedores prestan un servicio que la empresa compra más de una vez.
Finanzas
Los agentes de finanzas cruzan los contratos con 26 meses de facturas pagadas y encuentran US$31.6 millones de gasto anual abordable.
Legal
Los agentes legales verifican los derechos de terminación y de revisión de precios y redactan 412 cartas de renegociación.
Revisión
Los agentes de revisión releen cada cláusula citada y marcan 23 cartas para corrección.
Misión completa
El CPO, la Dirección Jurídica y el CFO aprueban la primera ola. El reloj se detiene 19 minutos antes de la hora del almuerzo.
Hora del almuerzo
19 minutos de margen
El equipo de agentes
Ilustrativo144
144 agentes en la flota predeterminada, por función.
- Compras64
- Legal36
- Finanzas24
- Revisión20
Aprobadores designados
Cada entregable espera a una persona con autoridad para decidir. Los cargos son ilustrativos.
- CPO (Compras)
- Aprueba: A qué proveedores abordar y en qué orden
- Dirección Jurídica
- Aprueba: Cada carta y los derechos de terminación en que se apoya
- CFO
- Aprueba: El caso de ahorro
Entregables
3 aprobadores, cada uno con autoridad para decidir.
- Un resumen por cláusula de los 4,000 contratos
- Un calendario de renovaciones y preavisos para los próximos 24 meses
- Un mapa de duplicidades: cada servicio que se compra más de una vez
- Casos de ahorro ordenados por valor y esfuerzo
- Cartas de renegociación y de terminación, redactadas para aprobación
La misma misión, de dos maneras.
Ilustrativo- Estimación tradicional
- 14 semanas, 22 personas, y solo los 200 contratos más grandes.
- Solstice
- 4 horas 41 minutos. 144 agentes. 3 aprobadores.
Ilustrativo. Tiempo simulado.